В процесі конкурсного відбору громад експерти ЗУРЦ здійснюють ознайомці візити у громади-претенденти. Під час чих зустрічей відбувається збір базових даних громади. Протягом розмови група, модерована зовнішнім експертом, спільно визначає відповіді на наступні питання:
¨ Чи існують доступні дані щодо вразливих груп або інших груп первинних бенефіціарів (вказаних у анкеті для відбору громади до участі у проекті) з поділом за статевою ознакою? Скільки чоловіків, жінок у кожній з вразливих груп у селі (громаді)? На коли можна чекати даних і у якій формі?
¨ Який стан основних об’єктів культурної та дозвільної сфери (клуб, дитячий майданчик, будинок культури та інше)?
¨ Чи є згадки про релігійний конфлікт у даній громаді? Якщо є, то експерт ширше з’ясовує щодо його природи та теперішнього стану.
¨ По кожному з тих проектів, які виконуються у громаді, експерт дізнається: хто лідер проекту, чи існує ініціативна група, її основний склад; чи місцева влада надає (надавала) підтримку проектові протягом попереднього року, яку саме та приблизно у яких обсягах; скільки членів громади скористалося послугами проекту.
¨ Якщо є можливість, проводиться окрема зустріч із представником (директором) школи чи з особою від школи, в ході якої експерт шукає відповідь на питання, чи впроваджуються у школі програми соціального спрямування і які.
В результаті ознайомчого візиту та після збору базових даних експерт заповнює табличку із оцінкою ключових факторів співпраці, а саме:
¨ готовність до співпраці ОМС та керівництва місцевого будинку культури та школи;
¨ відсутність конфліктів основних зацікавлених сторін громади;
¨ реальність ситуації, коли невеликими ресурсами можна суттєво покращити ситуацію щодо добробуту та соціальної цілісності у громаді;
¨ наявність підприємницького мислення, планів та навичок у населення громади;
¨ ступінь сформованості та ефективності місцевої ініціативної групи;
¨ глибина напрацьованого контакту виконавців проекту із ініціативною групою, потенційна ефективність співпраці;
¨ активність — пасивність населення: від мінімальної оцінки – „враження пасивного населення, не згуртованої громади, очікувального підходу” до максимальної офінки – „справляє враження дружньої, активної громади із широким залученням та прагненням нового”;
¨ наявність невикористаних активів на балансі громади, придатних для власного внеску за проектами місцевого розвитку. Перед тим варто пояснити представнику ОМС, для чого саме ця інформація потрібна і чи він\вона може коротко розповісти про невикористані активи, що можуть бути задіяні до малих проектів;можливість співфінансування проектів з місцевого бюджету;
¨ наявність та ступінь криміногенної ситуації у громаді, що перешкоджає проектам з розвитку, а саме: наявність випадків крадіжок цінностей мешканцями громади одне у одного, нелегального обороту наркотичних речовин; особлива увага, якщо понад 30 % населення, що мають досвід перебування у місцях позбавлення волі;
¨ якщо у громади вигідне розташування щодо торгівельних шляхів, чи це може впливати на партнерство з позитивної сторони і яким чином;
¨ якщо у громади колоритне історичне минуле, чи це може впливати на партнерство з позитивної сторони і яким чином;
¨ суттєві обставини, які можуть кардинально вплинути на перебіг проекту (поганий досвід неуспішної співпраці у минулому, невиконання зобов’язань, дуже суттєві негативні рекомендації та інше).